Budaya telah menjadi konsep penting dalam memahami
masyarakat dan kelompok manusia untuk waktu yang lama. Budaya, dalam arti
antropologi dan sejarah, adalah inti dari kelompok atau masyarakat tertentu,
apa yang berbeda mengenai cara para anggotanya saling berinteraksi dengan orang dari luar lingkungan dan
bagaimana mereka menyelesaikan apa yang dikerjakannya. Sebenarnya
budaya organisasi yang kuat, diakui secara luas sering kali disebutkan sebagai
alasan suksesnya organisasi. Sejumlah organisasi menanamkan budaya tertentu
seperti upacara, penghargaan, gaya dekoratif, dan berbagai bentuk simbolis lain dari komunikasi yang merupakan sifat budaya perusahaan yang
menjadi pedoman tindakan anggota organisasi.
Budaya tidak akan terlepas dari unsur organisasi yang
erat hubungannya dengan peran seorang manajer. Peran manajer salah satunya
adalah mengelola budaya
organisasi.
Hal-hal
yang seyogyanya dilakukan seorang manajer adalah mengubah budaya untuk
mendorong perubahan organisasi. Namun mengubah budaya bukanlah perkara yang
mudah karena memerlukan
pengukuran budaya organisasi dalam hubungannya dengan perubahan organisasi.
Untuk mengelola dan memenej organisasi dibutuhkan keahlian dan
ketrampilan tertentu untuk menjamin terselenggaranya roda organisasi dengan
sebaik-baiknya. Untuk itu sebelum memulai tahapan pengelolaan sebuah organisasi
harus dipahami benar kultur dan karakteristik yang sudah terbangun diorganisasi
tersebut. Tujuan dari proses pemahaman ini adalah untuk menghindari terjadinya
konflik-konflik yang tidak perlu terjadi, yang akan banyak menguras banyak
fikiran dan perhatian. Pola-pola seperti inilah yang harus dipahami benar oleh
seorang pemimpin atau manajer yang baru akan memasuki lingkungan sebuah organisasi
sehingga dia akan mendapatkan dukungan penuh yang diperlukannya untuk membangun
organisasi tersebut.
Bagaimana halnya dengan mengelola
sebuah organisasi baru ? Mengelola yang baru sama sekali dan belum memiliki
budaya-budaya organisasi tertentu akan jauh lebih mudah walaupun unsure
kesulitannya juga tidak sedikit. Yang dilakukan oleh seorang pemimpin atau
manager dalam mengelola organisasi seperti ini adalah membangun budaya dan
kultur organisasi yang baik serta membangun keterikatan moral yang kuat
dikalangan pengurus organisasi untuk meredam dan memperkecil terjadinya
perbedaan.
Organisasi tanpa adanya
perbedaan-perbedaan didalamnya bukanlah organisasi yang sehat dan akan stagnan (monoton). Sementara
sebuah organisasi yang terlalu dinamis dengan perbedaan yang sangat lebar yang
fundamental (pokok) justru akan menguburkan fisi dan misi organisasi.
Untuk itu, yang paling ideal adalah membangun organisasi yang demokratis dan
dinamis dengan berusaha sekuat mungkin mengeliminir perbedaan-perbedaan yang
sifatnya subtansial (kokoh). Untuk itu tahapan penyatuan fisi dari seluruh
pengurus sangat dibutuhkan disamping menampung seluruh aspirasi yang berkembang
sambil mendialogkannya dengan transparan kepada seluruh jajaran pengurus yang
ada.
Langkah mengelola budaya oranisasi
Mengelola organisasi adalah sebuah proses untuk menghasilkan out-put yang baik dari organisasi tersebut. Sebagaimana yang sudah dilazimkan dalam teori proses tersebut, ada tiga komponen yang paling penting yang harus dilewati yaitu : Input > Proses > Out-put.
Dimulai dari input sebagai tahapan awal dari pengelolaan
organisasi, maka diperlukan input-input yang segar dan kontruktif bagi
pengembangan organisasi. Adapun input-input itu berupa :
1) Masukan 2) Kritik 3) Hasil penelitian 4) Hasil workshop dan seminar 5) Dan lain-lain.
Dengan bermodalkan input inilah seorang pemimpin dapat menentukan visi dan misi organisasi, sektor yang akan digarap, periode kepengurusan, out-put yang dihasilkan, mekanisme pertanggung jawaban dan lain-lain. Setelah input berhasil dikumpulkan, maka langkah berikut yang harus dilewati adalah proses itu sendiri yang terdiri dari :
Dengan bermodalkan input inilah seorang pemimpin dapat menentukan visi dan misi organisasi, sektor yang akan digarap, periode kepengurusan, out-put yang dihasilkan, mekanisme pertanggung jawaban dan lain-lain. Setelah input berhasil dikumpulkan, maka langkah berikut yang harus dilewati adalah proses itu sendiri yang terdiri dari :
1. Proses awal
Bentuk
kegiatannya berupa :
a. Up-grading
(penataran)
Adapun tujuan dari up-grading adalah
untuk menyamakan pemngetahuan seluruh calon pengurus maupun pengurus organisasi
terhadap permasalahan keorganisasian. Adalah sesuatu yang wajar didalam sebuah
organisasi terdapat perbedaan pemahaman dan pengetahuan tentang organisasi yang
disebabkan oleh perbedaan pengalaman didalam sebuah organisasi.
b.
Rapat Kerja
Setelah seluruh pengurus di Up-grade
pengetahuan dan kemampuannya serta memiliki input yang komprehensif, maka
tahapan berikutnya yang dimasuki adalah rapat kerja. Rapat kerja diperlukan
untuk menentukan :
1.Visi dan misi organisasi.
2.Program kerja
3.Hak dan kewajiban pengurus dan anggota organisasi.
4.Job description atau gambaran kerja yang
meliputi batasan-batasan kewenangan dari
jabatan- jabatan struktural yang ada didalam organisasi.
5.Batasan periode organisasi
6.Mekanisme mutasi, reshuffle dan
lain-lain.
2. Proses
Pengelolaan Organisasi
Pada intinya, proses pengelolaan
organisasi itu adalah pelaksanaan operasional organisasi berdasarkan
kesepakatan-kesepakatan yang dihasilkan didalam rapat kerja. Jika dalam
perjalanannya terjadi sedikit penyimpangan yang bersifat insidentil harus
dimaklumi sebagai warna yang tidak bisa dihindarkan dari perjalanan organisasi.
Semuanya masih dianggap sebagai kewajaran untuk dapat ditoleransi, selama tidak
menyimpang dari visi dan misi yang diemban oleh organisasi. Selain itu juga,
sebuah organisasi harus mempunyai komponen(strutur) yang falid, jelas arah dan
tujuan tugasnya yang sesuai dengan visi dan misi yang dituju, maka dengan
itulah sebuah organisasi dapat memberikan out-put yang maximal.
Didalam proses mengelola organisasi, ada beberapa fungsi kepemimpinan yang harus diperhatikan yaitu :
a.
Fungsi Instruktif
Fungsi ini memiliki kaitan yang erat
dengan kemampuan komunikasi seorang pemimpin. Sebuah instruksi agar dapat
melaksanakan dengan sebaik-baiknya harus disampaikan dengan bahasa komunikasi
yang baik juga, lugas dan mudah difahami. Gambaran tentang fungsi instruktif
ini dapat kita lihat dalam Ayat Al-Qur’an yang terjemahannya sebagai berikut
ini: “Berkata Balqis: “Hai para pembesar..! Berilah aku
pertimbangan dalam urusan ini, aku tidak memutuskan suatu persoalan sebelum
mendapat persetujuan tuan-tuan”. Mereka menjawab: “Kita mempunyai kekuatan dan semangat
perang yang cukup, dan urusan itu terserah pada baginda; sebab itu baginda
pikirkanlah apa yang hendak baginda perintahkan”(An-Naml:32-33).
Ayat ini menjelaskan tentang fungsi
intruktif yang dijalankan tanpa mengabaikan komunikasi dua arah walaupun
keputusan pada akhirnya tetap diserahkan kepada pimpinan. Namun proses yang
democrats seperti ini akan sangat menguntungkan karena dapat menyerap aspirasi
dari bawah, dan bagi seluruh bawahan akan merasa dihargai karena diapun dapat
memberikan kontribusi saran dalam porsi yang sama.
Seorang pemimpin harus bisa melakukan
POAC : P (Planning), O (Organizing), A (Actuating), & C (Controlling), yaitu :
Planning adalah kemampuan
seseorang untuk merencanakan suatu kegiatan secara matang. Mulai dari tujuan
sampai resiko kegiatan sudah mampu direncanakan.
Organizing adalah kemampuan
seseorang setelah mem-planning suatu kegiatan, dilanjutkan dengan pembagian
kerja (job) kepada tiap-tiap pengurus. Mulai dari penanggung jawab acara hingga
pada kebutuhan konsumsi, semuanya telah dibagi tugaskan.
Actuating adalah proses
pemberitahuan kepada anggota (khalayak ramai) tentang kegiatan yang akan
dilaksanakan tersebut, sehingga akan mampu menarik simpati dan minat para
anggota untuk bersama-sama mensukseskan kegiatan yang akan diadakan tersebut.
Controlling adalah kemampuan
seseorang untuk mengawasi dan mengatur segala hal yang telah direncanakan,
sehingga mampu menjadikan para pengurus yang lain lebih mau dan mampu bekerja
keras untuk memberikan yang terbaik pada rencana kegiatan tersebut.
b.
Fungsi Delegasi
Setiap pemimpin tidak akan sanggup
bekerja sendiri tanpa dibantu oleh orang-orang yang berada distruktur
dibawahnya. Untuk itu mendelegasikan wewenang kepada bawahan akan sangat
membantu terciptanya kepemimpinan yang efektif. Subtansi dari pendelegasian ini
adalah pemberian izin kepada pengurus organisasi yang lain dalam posisi struktural tertentu untuk
melaksanakan sebagian dari kewenangan yang diamanahkan kepadanya.
c. Fungsi Pengendalian.
Tugas utama dari seorang pemimpin
mengendalikan dan mengawasi jalannya organisasi. Jika terjadi
penyimpangan-penyimpangan, maka secepatnya sang pemimpin harus menegur untuk
segera diadakan perbaikan. Dan jika terjadi kesalahan, maka tanggung jawabnya
pun akan diemban kepundak sang pemimpin. Oleh karena itu pengawasan harus dilakukan secermat mungkin
untuk menghindari terjadinya kerugian yang lebih besar.
d. Fungsi Keteladanan
Pemimpin merupakan tokoh panutan
utama dilingkungan organisasinya sehingga seluruh perilaku sang pemimpin akan
selalu disoroti dengan kritis. Oleh karena itu seorang pemimpin dituntut agar
selalu menampilkan perilaku terbaiksesuai dengan kebudayaan dan norma dasar
organisasi.
Bagi seorang pemimpin yang beriman,
perilakunya sekaligus merupakan dakwah bil hikmah. Hal ini berarti diusahakan
semaksimal mungkin untuk menampilkan kepribadian islami dan terpuji dihadapan
Alloh yang akan membekas kepada tindakan dan kebijaksanaannya.
Beberapa fungsi utama dalam proses
mengelola organisasi ini hendaknya bisa dilaksanakan sepenuhnya oleh para
pemimpin yang berada didalam organisasi-organisasi tertentu. Fungsi-fungsi
tersebut disamping untuk membentuk model kepemimpinan yang efektif, juga
bertujuan untuk memudahkan dalam koordinasi antar pemimpin dengan pemimpin dan
pemimpin dengan orang-orang yang dipimpinnya. Keterputusan garis komando dan
garis konsultasi justru akan mengacaukan pengelolaan organisasi, karena setiap
orang akan bergerak masing-masing berdasarkan inisiatif dan rasionya tanpa
mempertimbangkan apakah yang ia laksanakan sejalan dengan kebijakan organisasi. Semoga
bermanfaat. Salam sukses dari Roemah Prestasi.