Mengelola Budaya Organisasi

Budaya telah menjadi konsep penting dalam memahami masyarakat dan kelompok manusia untuk waktu yang lama. Budaya, dalam arti antropologi dan sejarah, adalah inti dari kelompok atau masyarakat tertentu, apa yang berbeda mengenai cara para anggotanya saling berinteraksi dengan orang dari luar lingkungan dan bagaimana mereka menyelesaikan apa yang dikerjakannya. Sebenarnya budaya organisasi yang kuat, diakui secara luas sering kali disebutkan sebagai alasan suksesnya organisasi. Sejumlah organisasi menanamkan budaya tertentu seperti upacara, penghargaan, gaya dekoratif, dan berbagai bentuk simbolis lain dari komunikasi yang merupakan sifat budaya perusahaan yang menjadi pedoman tindakan anggota organisasi.

Budaya tidak akan terlepas dari unsur organisasi yang erat hubungannya dengan peran seorang manajer. Peran manajer salah satunya adalah mengelola budaya organisasi.

Hal-hal yang seyogyanya dilakukan seorang manajer adalah mengubah budaya untuk mendorong perubahan organisasi. Namun mengubah budaya bukanlah perkara yang mudah karena memerlukan pengukuran budaya organisasi dalam hubungannya dengan perubahan organisasi.

Untuk mengelola dan memenej organisasi dibutuhkan keahlian dan ketrampilan tertentu untuk menjamin terselenggaranya roda organisasi dengan sebaik-baiknya. Untuk itu sebelum memulai tahapan pengelolaan sebuah organisasi harus dipahami benar kultur dan karakteristik yang sudah terbangun diorganisasi tersebut. Tujuan dari proses pemahaman ini adalah untuk menghindari terjadinya konflik-konflik yang tidak perlu terjadi, yang akan banyak menguras banyak fikiran dan perhatian. Pola-pola seperti inilah yang harus dipahami benar oleh seorang pemimpin atau manajer yang baru akan memasuki lingkungan sebuah organisasi sehingga dia akan mendapatkan dukungan penuh yang diperlukannya untuk membangun organisasi tersebut.

Bagaimana halnya dengan mengelola sebuah organisasi baru ? Mengelola yang baru sama sekali dan belum memiliki budaya-budaya organisasi tertentu akan jauh lebih mudah walaupun unsure kesulitannya juga tidak sedikit. Yang dilakukan oleh seorang pemimpin atau manager dalam mengelola organisasi seperti ini adalah membangun budaya dan kultur organisasi yang baik serta membangun keterikatan moral yang kuat dikalangan pengurus organisasi untuk meredam dan memperkecil terjadinya perbedaan.

Organisasi tanpa adanya perbedaan-perbedaan didalamnya bukanlah organisasi yang sehat dan akan stagnan (monoton). Sementara sebuah organisasi yang terlalu dinamis dengan perbedaan yang sangat lebar yang fundamental (pokok) justru akan menguburkan fisi dan misi organisasi. Untuk itu, yang paling ideal adalah membangun organisasi yang demokratis dan dinamis dengan berusaha sekuat mungkin mengeliminir perbedaan-perbedaan yang sifatnya subtansial (kokoh). Untuk itu tahapan penyatuan fisi dari seluruh pengurus sangat dibutuhkan disamping menampung seluruh aspirasi yang berkembang sambil mendialogkannya dengan transparan kepada seluruh jajaran pengurus yang ada.

Langkah mengelola budaya oranisasi

Mengelola organisasi adalah sebuah proses untuk menghasilkan out-put yang baik dari organisasi tersebut. Sebagaimana yang sudah dilazimkan dalam teori proses tersebut, ada tiga komponen yang paling penting yang harus dilewati yaitu :  Input > Proses > Out-put.

Dimulai dari input sebagai tahapan awal dari pengelolaan organisasi, maka diperlukan input-input yang segar dan kontruktif bagi pengembangan organisasi. Adapun input-input itu berupa :

1) Masukan 2) Kritik 3) Hasil penelitian 4) Hasil workshop dan seminar 5) Dan lain-lain.
Dengan bermodalkan input inilah seorang pemimpin dapat menentukan visi dan misi organisasi, sektor yang akan digarap, periode kepengurusan, out-put yang dihasilkan, mekanisme pertanggung jawaban dan lain-lain. Setelah input  berhasil dikumpulkan, maka langkah berikut yang harus dilewati adalah proses itu sendiri yang terdiri dari :

1. Proses awal

    Bentuk kegiatannya berupa :

a.       Up-grading (penataran)

Adapun tujuan dari up-grading adalah untuk menyamakan pemngetahuan seluruh calon pengurus maupun pengurus organisasi terhadap permasalahan keorganisasian. Adalah sesuatu yang wajar didalam sebuah organisasi terdapat perbedaan pemahaman dan pengetahuan tentang organisasi yang disebabkan oleh perbedaan pengalaman didalam sebuah organisasi.

b.      Rapat Kerja

Setelah seluruh pengurus di Up-grade pengetahuan dan kemampuannya serta memiliki input yang komprehensif, maka tahapan berikutnya yang dimasuki adalah rapat kerja. Rapat kerja diperlukan untuk menentukan :

           1.Visi dan misi organisasi.

           2.Program kerja

           3.Hak dan kewajiban pengurus dan anggota organisasi.

            4.Job description atau gambaran kerja yang meliputi batasan-batasan kewenangan dari                

              jabatan- jabatan struktural yang ada didalam organisasi.

           5.Batasan periode organisasi

           6.Mekanisme mutasi, reshuffle dan lain-lain.

2. Proses Pengelolaan Organisasi

Pada intinya, proses pengelolaan organisasi itu adalah pelaksanaan operasional organisasi berdasarkan kesepakatan-kesepakatan yang dihasilkan didalam rapat kerja. Jika dalam perjalanannya terjadi sedikit penyimpangan yang bersifat insidentil harus dimaklumi sebagai warna yang tidak bisa dihindarkan dari perjalanan organisasi. Semuanya masih dianggap sebagai kewajaran untuk dapat ditoleransi, selama tidak menyimpang dari visi dan misi yang diemban oleh organisasi. Selain itu juga, sebuah organisasi harus mempunyai komponen(strutur) yang falid, jelas arah dan tujuan tugasnya yang sesuai dengan visi dan misi yang dituju, maka dengan itulah sebuah organisasi dapat memberikan out-put yang maximal.

Didalam proses mengelola organisasi, ada beberapa fungsi kepemimpinan yang harus diperhatikan yaitu :

a.       Fungsi Instruktif

Fungsi ini memiliki kaitan yang erat dengan kemampuan komunikasi seorang pemimpin. Sebuah instruksi agar dapat melaksanakan dengan sebaik-baiknya harus disampaikan dengan bahasa komunikasi yang baik juga, lugas dan mudah difahami. Gambaran tentang fungsi instruktif ini dapat kita lihat dalam Ayat Al-Qur’an yang terjemahannya sebagai berikut ini: “Berkata Balqis: “Hai para pembesar..! Berilah aku pertimbangan dalam urusan ini, aku tidak memutuskan suatu persoalan sebelum mendapat persetujuan tuan-tuan”. Mereka menjawab: “Kita mempunyai kekuatan dan semangat perang yang cukup, dan urusan itu terserah pada baginda; sebab itu baginda pikirkanlah apa yang hendak baginda perintahkan”(An-Naml:32-33).

Ayat ini menjelaskan tentang fungsi intruktif yang dijalankan tanpa mengabaikan komunikasi dua arah walaupun keputusan pada akhirnya tetap diserahkan kepada pimpinan. Namun proses yang democrats seperti ini akan sangat menguntungkan karena dapat menyerap aspirasi dari bawah, dan bagi seluruh bawahan akan merasa dihargai karena diapun dapat memberikan kontribusi saran dalam porsi yang sama.

Seorang pemimpin harus bisa melakukan POAC : P (Planning), O (Organizing), A (Actuating), & C (Controlling), yaitu :

Planning adalah kemampuan seseorang untuk merencanakan suatu kegiatan secara matang. Mulai dari tujuan sampai resiko kegiatan sudah mampu direncanakan.

Organizing adalah kemampuan seseorang setelah mem-planning suatu kegiatan, dilanjutkan dengan pembagian kerja (job) kepada tiap-tiap pengurus. Mulai dari penanggung jawab acara hingga pada kebutuhan konsumsi, semuanya telah dibagi tugaskan.

Actuating adalah proses pemberitahuan kepada anggota (khalayak ramai) tentang kegiatan yang akan dilaksanakan tersebut, sehingga akan mampu menarik simpati dan minat para anggota untuk bersama-sama mensukseskan kegiatan yang akan diadakan tersebut.

Controlling adalah kemampuan seseorang untuk mengawasi dan mengatur segala hal yang telah direncanakan, sehingga mampu menjadikan para pengurus yang lain lebih mau dan mampu bekerja keras untuk memberikan yang terbaik pada rencana kegiatan tersebut.

b.      Fungsi Delegasi

Setiap pemimpin tidak akan sanggup bekerja sendiri tanpa dibantu oleh orang-orang yang berada distruktur dibawahnya. Untuk itu mendelegasikan wewenang kepada bawahan akan sangat membantu terciptanya kepemimpinan yang efektif. Subtansi dari pendelegasian ini adalah pemberian izin kepada pengurus organisasi yang lain dalam posisi struktural tertentu untuk melaksanakan sebagian dari kewenangan yang diamanahkan kepadanya.

     c.    Fungsi Pengendalian.

Tugas utama dari seorang pemimpin mengendalikan dan mengawasi jalannya organisasi. Jika terjadi penyimpangan-penyimpangan, maka secepatnya sang pemimpin harus menegur untuk segera diadakan perbaikan. Dan jika terjadi kesalahan, maka tanggung jawabnya pun akan diemban kepundak sang pemimpin. Oleh karena itu pengawasan harus dilakukan secermat mungkin untuk menghindari terjadinya kerugian yang lebih besar.

     d.   Fungsi Keteladanan

Pemimpin merupakan tokoh panutan utama dilingkungan organisasinya sehingga seluruh perilaku sang pemimpin akan selalu disoroti dengan kritis. Oleh karena itu seorang pemimpin dituntut agar selalu menampilkan perilaku terbaiksesuai dengan kebudayaan dan norma dasar organisasi.

Bagi seorang pemimpin yang beriman, perilakunya sekaligus merupakan dakwah bil hikmah. Hal ini berarti diusahakan semaksimal mungkin untuk menampilkan kepribadian islami dan terpuji dihadapan Alloh yang akan membekas kepada tindakan dan kebijaksanaannya.

Beberapa fungsi utama dalam proses mengelola organisasi ini hendaknya bisa dilaksanakan sepenuhnya oleh para pemimpin yang berada didalam organisasi-organisasi tertentu. Fungsi-fungsi tersebut disamping untuk membentuk model kepemimpinan yang efektif, juga bertujuan untuk memudahkan dalam koordinasi antar pemimpin dengan pemimpin dan pemimpin dengan orang-orang yang dipimpinnya. Keterputusan garis komando dan garis konsultasi justru akan mengacaukan pengelolaan organisasi, karena setiap orang akan bergerak masing-masing berdasarkan inisiatif dan rasionya tanpa mempertimbangkan apakah yang ia laksanakan sejalan dengan kebijakan organisasi. Semoga bermanfaat. Salam sukses dari Roemah Prestasi.